Team, Canali, Chat: definizione e caratteristiche

In Microsoft Teams disponiamo di due strumenti di base per organizzare i vari dipartimenti e i relativi temi di collaborazione: i team e i canali.

Un “team” è un raggruppamento di persone, una squadra appunto, che può collaborare ad uno o più progetti. Può ovviamente includere tutta l’azienda. Sono accessibili fino a un massimo di 5.000 membri ed è possibile designare uno o più proprietari del team con privilegi amministrativi.

Suggerimento: i teams possono essere dinamici ovvero basati su progetti specifici (es: un nuovo servizio offerto dall’azienda) o in maniera più stabile in base ai reparti dell’azienda (amministrazione, marketing, logistica)

Un “canale” è un raccoglitore di elementi relativi a uno specifico argomento, sono insomma le vere e proprie conversazioni tra compagni di squadra.

All’interno dei canali i file, i messaggi, gli audio e i video sono accessibili a tutti i membri dell team, quando essi siano stati creati come canali pubblici, oppure ai soli membri selezionati se sono canali privati.

Selezionando un canale avremo accesso, innazitutto, alla scheda comunicazioni dove troveremo tutti i messaggi, i file, le immagini e altri elementi inviati ai membri del canale.

In aggiunta alla scheda comunicazioni sono visibili, di default, la scheda file e la scheda wiki. Queste schede raccolgono rispettivamente i file condivisi nel canale e una knowledge base del canale.

Per sfruttare a pieno la potenza dei canali si possono integrare applicazioni aggiuntive (todo list, note…) oppure BOT ovvero chat automatizzate che possono fornire risposte ai nostri collaboratori a domande frequenti o pubblicare, in maniera automatizzata, informazioni utili.

Che cos’è la chat?

A differenza della scheda comunicazione ove avvengono le conversazioni pubbliche, le chat sono solo tra due (o più) utenti che devono essere specificatamente indicati al momento dell’avvio della conversazione. I messaggi restano ovviamente riservati tra i partecipanti.

Posizionandosi nella scheda chat è possibile avviare una nuova conversazione cliccando sul simbolo evidenziato nell’immagine seguente e iniziando a digitare il nome del partecipante. In chat potremo inviare file, collegamenti, emoji, sticker e GIF. La formattazione potrà aiutarci a mettere in evidenza punti salienti.

Le chat di Teams sono persistenti a livello di organizzazione. Anche se l’utente abbandona il team o l’organizzazione le chat saranno sempre a disposizione.

Proprietari, membri e ospiti

All’interno di Microsoft Teams abbiamo la possibilità di distinguere tra proprietari e membri di un team. I primi sono coloro che creano un team, i secondi quelli che sono aggiunti dal proprietario. Tramite l’interfaccia di amministrazione è possibile stabilire i permessi (aggiunta canali, eliminazione o modifica dei messaggi, avvio di riunioni etc…) di membri e gruppi.

Gli ospiti sono, invece, membri esterni all’organizzazione, che possono essere invitati dai membri o solo dai proprietari (a seconda delle impostazioni della piattaforma) e che possono usufruire di tutte o parte delle funzionalità.

E’ possibile anche “federare” ovvero rendere interconnesse diverse aziende e consentire collaborazioni esterne per l’outsourcing di servizi.

Funzionalità offerte, in breve

Microsoft Teams è una piattaforma basata su chat dalle infinite possibilità di configurazione e personalizzazione che si adatta alle esigenze di aziende di ogni dimensione.

Avremo la possibilità di portare avanti discussioni su ogni tema che deve essere affrontato a livello di reparto o di azienda con discussioni di gruppo oppure private, condivisione file e collaborazione online, annotazione durante le riunioni virtuali, pianificazione e distribuzione dei task e molto, molto altro.

E’ importante pianificare bene la distribuzione e la configurazione della nostra piattaforma definendo bene i ruoli, i permessi e le funzionalità offerte ai nostri utenti.

Microsoft offre, fino al 31 gennaio 2021, il servizio gratuitamente per aziende fino a 100 dipendenti. Se hai voglia di attivare gratuitamente il servizio e pianficare la sua configurazione e distribuzione con il nostro supporto compila il form seguente.

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