Smartworking e telelavoro: problemi e soluzioni
Definizione di lavoro agile
Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
da lavoro.gov.it – Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
L’emergenza legata al Covid19 ha creato per molte aziende e istituti scolastici la necessità di attivare soluzioni per il lavoro agile, il telelavoro e la didattica a distanza. Sebbene molte aziende, specie quelle del settore terziario, avessero già iniziato una valutazione degli strumenti giusti perlavorare da remoto pochi ancora sono realmente pronti a questa transizione imporante.
Quali strumenti occorrono?
Ognuno di noi ha nella propria sede di lavoro una serie di strumenti, più o meno evoluti e complessi, che consentono di svolgere il proprio lavoro.
Attenzione, non parliamo solo di computer, stampanti e centralini: nel nostro ufficio troviamo, solitamente, una postazione ergonomica, la giusta illuminazione, i nostri appunti e sopratutto il confronto con i nostri colleghi o il supporto dei nostri dipendenti e collaboratori.
Lavorare da remoto significa ritrovare nel nostro ambiente domestico, in aeroporto, in treno, in hotel o in una sala convegni, questi stessi elementi. Non parliamo soltanto delle nostre email, dei nostri documenti o delle fatture. I dati sono e saranno sempre il centro del nostro interesse, con un occhio sempre rivolto alla loro integrità, confidenzialità e disponibilità, ma il lavoro di squadra non può e non deve essere dimenticato.
Facciamo una Call?
Sicuramente, tra gli strumenti più gettonati per lavorare da remoto ci sono le app e le piattaforme per le chiamate video e non. Ma quale di questi strumenti è quello giusto per noi? Senza una adeguata pianificazione e un coinvolgimento dei nostri collaboratori, senza un ambiente adatatto le videoconferenze possono essere spesso davvero poco produttive.
Hai preprarato la bozza?
Lavorare su un documento quando questo deve essere rivisto, controllato e approvato può dare qualche noia: sopratutto se non si è davvero attenti a gestire discussioni via mail con coerenza e precisione. Vi è già capitato di avere lo stesso documento in 3 versioni diverse e allegato a mail con oggetto diverso?
Hai letto il mio messaggio?
Quante volte un nostro collaboratore o un dipendente ci ha scritto un messaggio e ci è sfuggito? Aspettavamo una risposta alla nostra mail, ma per lui è stato più comodo inviare un messaggio Whatsapp, fra mille non di carattere lavorativo. Scegliere una piattaforma integrata è importante per canalizzare tutti i tipi di comunicazione su una dashboard unficata.
Chi ha modificato la carta intestata?
Sebbene gli strumenti open source abbiano una validità pari a quella della “classica” suite Office, a volte, soprattuto per documenti articolati, complessi o comunque evoluti, la formattazione e le funzionalità possono essere perse. Un documento ben formattato è un biglietto da visita importante, meglio essere sicuri che rispetti le nostre regole.
Dove abbiamo salvato le note della riunione ?
Nel marasma di app e portali che quotidianamente utilizzano i più tenere traccia di quanto si è discusso può essere davvero impossibile ritrovare le informazioni che ci servono. Utilizziamo un programma per le note, uno per il video, l’altro per la chat… Perdiamo tempo a registrare i nostri account su mille e più servizi gratuiti o meno, distruibuiamo pezzettini di progetti tra mille piattaforme e i più arditi tentano, alla fine, di integrare strumenti che spesso, offrendo le stesse funzionalità nei piani a pagamento, non comunicano con altri concorrenti.
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